Pasirengimas VVS diegimui yra sudėtinga ir įdomi užduotis. Jei manote, kad jūsų įmonė yra pasirengusi priimti pokyčius ir atnaujinti savo pagrindinę verslo sistemą – jums reikės aiškios vizijos, kaip tai padaryti. Sėkmingam VVS diegimui reikalingas geras vidinis pasirengimas ir kompetentingas partneris, su kuriuo pasiryžote dirbti. Įmonė turi turėti aiškią ir struktūrizuotą viziją, kokių rezultatų ji tikisi.
Norėdami paspartinti projektą ir sėkmingai įgyvendinti VVS, turite būti pasirengę darbo jėgos, finansinių ir techninių išteklių atžvilgiu. Tokio didelio masto projektas pareikalaus daug pastangų ir dėmesio įgyvendinimo proceso metu.
Galite sužinoti ir apsvarstyti keletą geriausių pasirengimo būdų, kaip sklandžiau įdiegti VVS. Iniciatyvus požiūris organizuojant šiuos parengiamuosius darbus padės užtikrinti suinteresuotųjų šalių dalyvavimą ir palengvins įgyvendinimą.
Šie penki veiksmai padės pasiruošti verslo valdymo sistemos diegimui:
Pirma, kad įsivardintumėte, kodėl jums reikia naujos VVS, turite turėti verslo strategiją, tikslus ir uždavinius. Jie padės apsispręsti dėl verslo valdymo sistemos diegimo.
Įsivertinkite šiuos svarbius dalykus:
– kaip VVS diegimas suderinamas su jūsų verslo strategija;
– kaip naujoji VVS turi sąveikauti su kitais jūsų ekosistemos komponentais;
– kokios naujos VVS funkcijos turėtų spręsti šiuo metu išryškėjusias problemas;
– kokią naudą gaus jūsų įmonė, įdiegusi naują VVS;
– kokios bus projekto įgyvendinimo išlaidos norimam rezultatui pasiekti.
Aukščiau aptarus punktus surašykite į dokumentą, kuris bus naudingas visiems dalyviams diegimo metu. Taip bus suformuota aiškesnė vizija ir išlaikyti projekto tikslai.
Svarbu suprasti, kokius uždavinius turi spręsti naujoji VVS, konsultuodamiesi su įvairiais savo įmonės padaliniais. Taip pamatysite, kokie yra pagrindiniai šiuo metu taikomų procesų trūkumai.
- Peržvelkite skirtingus verslo procesus, kad pamatytumėte, kaip jie bus suderinti su nauja VVS. Pagalvokite, kaip procesus būtų galima pakoreguoti ar patobulinti, kad jie būtų pritaikyti pokyčiams. Taip pat pravartu išsiaiškinti, kokiomis esamų procesų dalimis darbuotojai labiausiai pasitiki ar nepasitiki. Įsivertinkite, kaip užtikrinti, kad šie procesai vyktų sklandžiai ir diegimo metu.
- Peržvelkite dabartinę savo įmonės techninę aplinką, įsivertinant, kaip nauji įrankiai derės ir ar reikės kokių nors platesnių pakeitimų.
- Suburkite projekto komandą, nustatydami vidinį projekto vadovą ir asmenis, atsakingus už įvairias įgyvendinimo dalis, procesus. Labai svarbu, kad visi suprastų savo užduotis ir kaip svarbu tinkamai suderinti procesus. Aptarkite galimą įgyvendinimo planą.
Sukurkite veiksmų planą, kuris padės geriau struktūrizuoti įgyvendinimo procesą – finansinių, techninių ir žmogiškųjų klausimų, susijusių su esminiais pakeitimais, atlikimą.
Labai svarbus yra žmogiškasis faktorius. Žmonės turi būti pasirengę pokyčiams. Jūsų darbuotojai turi turėti aiškią viziją, kaip nauja VVS paveiks jų veiklą ir, žinoma, bet kokius pakeitimus, kurie palengvins ir patobulins jų užduotis ateityje.
Sukurkite savo komandoje skaidrumą, paaiškindami kai kuriuos aspektus:
– Kuo ši programinė įranga svarbi? Pasidalykite tikslais ir siekiamu rezultatu.
– Parodykite, kokie sprendimai bus įgyvendinti ir kodėl.
– Kurie padaliniai bus paveikti?
– Kokio dydžio turės būti jūsų projekto komanda, kokių konkrečių vaidmenų reikia ir kas juos atliks?
– Kaip pasikeis projekte dalyvaujantiems darbuotojams krūvis projekto eigoje?
Pagalvokite apie praktinius aspektus, turinčius įtakos projekto terminui – verslo ciklams, sezoniniams pokyčiams, atostogoms ir kt.
Norėdami išlaikyti gerą informavimą visuose įgyvendinimo etapuose, paruoškite komunikacijos planą. Komunikuokite kurdami informacinius pranešimus, organizuokite periodinius susitikimus, skelbkite infoamciją intranete ir vidiniuose socialiniusose tinkluose, taip užtikrindami visų suinteresuotų šalių informavimą.
Kitas svarbus dalykas, į kurį svarbu atsižvelgti, yra palaikyti ryšį su tiekėju. Pasirinkę praktišką, patyrusį ir patikimą tiekėją:
- išvengsite netikėtų vėlavimų;
- gausite reikiamą pagalbą viso diegimo metu ir vėliau – jį užbaigus.
Pasirūpinkite pagrindinėmis projekto metrikomis, taip užtikrindami sklandžia informacija visoms šalims. Didesnis atsekamumas leis geriau suprasti projekto našumą ir valdyti tikslus.
Jei jūs ieškote atviro, patikimo ir produktyvaus bendradarbiavimo diegiant VVS, mūsų GO-ERP profesionalų komanda yra pasirengusi aptarti planą su jumis nemokamos konsultacijos metu. Galite parašyti savo el. pašto adresą ir mes su malonumu padėsime paspartinti jūsų projektą.
„Go-Live“ yra svabus žingsnis, kuriam reikia pasiruošti. Sėkmingas startavimas tiesiogiai priklauso nuo puikaus planavimo, pasiruošimo ir projekto eigos. Starto diena darbuotojams gali būti svarbi pirmo įspūdžio apie technologiją susidarymui. Prieš „Go Live” įsitikinkite, kad visi žino savo vaidmenis, užduotis, pasiruoškite greitos reakcijos planą.
Podiegiminiam laikotarpiui turite nuspręsti, kurie VVS komponentai bus tvarkomi viduje (jūsų komandos) ir išorėje (jūsų partnerio). „GO-ERP“ gali visapusiškai palaikyti jūsų įdiegtą technologiją ir suteikti reikalingas konsultacijas.
VVS įgyvendinimas yra ambicingas uždavinys, reikalaujantis tinkamo pasiruošimo, aukšto sąmoningumo ir pasirengimo pokyčiams. Kaip jau minėjome anksčiau, labai svarbu žinoti esamos sistemos trūkumus ir turėti realius lūkesčius dėl naujosios sistemos. Pasirinkdami ir vadovaudami pristatymo komandai savo įmonėje galite užtikrinti, kad darbuotojai taip pat pasiruoštų būsimiems pokyčiams.
Aiškus ir praktiškas pokyčių valdymo planas, reguliarus darbuotojų bendravimas ir mokymas gali užtikrinti platesnį suvokimą ir pagreitinti procesą. Kompetetingo tiekėjo pasirinkimas naujajai VVS yra dar vienas svarbus proceso aspektas, lygiai kaip ir atviro ir sąžiningo bendradarbiavimo su tuo tiekėju kūrimas.
Apibendrinant, plano apsibrėžimas ir jo sekimas kartu su komanda ir tiekėju gali padėti jums įgyvendinti savo tikslus sėkmingiausiai.
