Enterprise Resource Planning (ERP) arba lietuviškai Verslo Valdymo Sistema (VVS) – tai programinė įranga, padedanti valdyti pagrindinius verslo procesus, pavyzdžiui, finansų, žmogiškųjų išteklių (HR), gamybos, tiekimo grandinės ir kitus bei sujungti juos į vieningą sistemą. ERP programos pagerina duomenų rinkimą ir prieigą prie jų, suteikia galimybę automatizuoti paprastas, pasikartojančias užduotis ir sujungia skirtingų įmonių skyrių duomenis skaitmeninėje darbo erdvėje, kuri didina efektyvumą, skatina duomenų vientisumą ir padeda organizacijoje priimti pagrįstus sprendimus. Šiuolaikinės ERP programos naudoja debesų kompiuteriją, dirbtinį intelektą ir mašininį mokymąsi. todėl VVS gali pasiūlyti verslo automatizacija ir detalias duomenų analizes, suteikiančias įmonėms galimybę išlikti konkurencingoms. Šios sistemos padeda ne tik vykdyti vidaus operacijas, bet ir bendradarbiauti su pasauliniais partneriais. Be to, ERP sistemos optimizuoja pagalbines biuro funkcijas, didina našumą ir suteikia greitas įžvalgas apie verslą, kurios labai svarbios organizacijoms, siekiančioms augti ateityje(žr. pavyzdžius čia).
ERP sistemų svarba verslui
ERP sistema reikalinga įmonės veiklai, nes ji yra įmonės veiklos pagrindas, palengvinantis ir automatizuojantis įvairių skyrių procesus. Tokia sistema užtikrina, kad visi organizacijos duomenys būtų centralizuoti, o tai padidina sprendimų priėmimo tikslumą.
Pavyzdžiui, finansų komandos naudojasi ERP, kad galėtų greitai užbaigti finansinius procesus, o pardavimų skyriai ją naudoja klientų sandoriams tvarkyti arba visiems į pardavimus orientuotiems veiksmams sekti ir stebėti. Logistikos skyriai pasikliauja ERP, kad laiku ir tiksliai pristatytų produktus ir paslaugas. Taip pat ji padeda efektyviai valdyti tiekėjų mokėjimus ir suteikia vadovybei realaus laiko įžvalgas apie verslo rezultatus.
Bankams ir akcininkams labai svarbu patikima ir tiksli finansinė atskaitomybė, kurią suteikia ERP programos. ERP programinės įrangos rinka auga, o prognozės numato dar didesni kilimą, kuris rodo, kad ši sistema vis dažniau diegiama ir vaidina svarbų vaidmenį šiuolaikinio verslo veikloje.
Pagrindiniai ERP sistemų privalumai verslui
Įmonių išteklių planavimo (ERP) sistemos diegimas suteikia didelių privalumų įvairaus dydžio įmonėms. Pagrindinių privalumų apžvalgą:
- Duomenų centralizavimas: Kai verslo veikloje dalyvauja daug žmonių, informacija gali būti saugoma atskiruose „Excel” dokumentuose, kuriais dėl įvairių priežasčių dalijamasi organizacijos viduje. Informacija gali būti visai neužrašyta arba laikoma padėjėjo ar logistikos grandinėje dalyvaujančio darbuotojo asmeninėje užrašų knygelėje.
Dėl tokio duomenų valdymo būdo gali susidaryti kliūčių, gali būti praleista arba pamiršta informacija, o vadovybei gali būti sunku gauti naujausias ir reikalingiausias įžvalgas.
ERP sistemos panaikina informacijos atskirtį, skatina geresnį įvairių organizacijos padalinių bendradarbiavimą ir efektyvumą. - Duomenų prieinamumas realiuoju laiku: Šios sistemos suteikia tiesioginę prieigą prie svarbiausių duomenų, todėl galima greitai priimti pagrįstus sprendimus, apžvelgti galimybes ir aktyviai spręsti problemas.
- Procesų automatizavimas: Naudojant realaus laiko duomenų centralizuotą duomenų bazę, galima automatizuoti įspėjimus apie gamybos problemas (atsargų valdymas, pirkimai ir pristatymas) arba klientų aptarnavimo užklausų nukreipimą/automatinius atsakymus pagal pateiktą informaciją. Galima kurti užduotis, rašyti santraukas, kurti gamybos užsakymus, teikti valandines ar kasdienes ataskaitas. Automatizuodamos ir supaprastindamos sudėtingus procesus, ERP sistemos gali padidinti produktyvumą ir užtikrinti duomenų tikslumą, kuris būtinas norint laikytis teisės aktų reikalavimų.
- Nuotolinė prieiga ir suderinamumas su mobiliaisiais įrenginiais: Organizacijos dažnai kenčia nuo darbo įrankių pertekliaus, nes kiekvienas skyrius naudoja savąjį. Logistikos programėlė paskirstymo skyriui, atskira pardavimams arba finansams ir žmogiškiesiems ištekliams. Šiuolaikinės ERP sistemos yra prieinamos iš bet kokių įrenginių ar vietų, todėl visi gali naudotis ta pačia sistema atlikdami skirtingus darbus įmonėje. ERP funkcijos palaiko nuotolinę prieigą ir yra suderinamos su mobiliaisiais įrenginiais, todėl užtikrina komandų, pardavėjų ir partnerių ryšį ir lankstumą nepriklausomai nuo jų buvimo vietos.
- Išsamios ataskaitos ir prognozės: ERP sistemos suteikia vertingų įžvalgų, padedančių strategiškai planuoti ir geriau valdyti finansus.
- Didesnis veiklos efektyvumas: ERP sistemos integracija padeda sukurti efektyvesnę ir lankstesnę verslo struktūrą, galinčią efektyviai orientuotis pasaulinėje rinkoje.
Apskritai, įdiegus ERP sistemą galima gerokai pagerinti organizacijos veiklos procesus, sprendimų priėmimo greitį ir strateginę kryptį. Jei ieškote realių ERP naudos pavyzdžių, pateikiame keletą neseniai atliktų tyrimų, kurie tai įrodo. Pavyzdžiui, „Forrester” atliktame tyrime „Total Economic Impact™ Business Central” teigiama, kad per trejus metus investicijų grąža (ROI) siekia 168 %, o atsiperka – mažiau nei per vienerius metus. Kitas „Forrester” tyrimas – „Total Economic Impact™ of Microsoft Dynamics 365 Finance„,teigia, kad pradėjus naudoti ERP, finansų komandos produktyvumas padidėjo 55 %.
Pagrindiniai ERP sistemų moduliai
Įmonių išteklių planavimo (ERP) sistemas paprastai sudaro keli skirtingi moduliai, atsakingi už tam tikrą verslo operacijų dalį. Kiekvienas modulis sujungiamas į bendrą sistemą, todėl informacijos valdymas ir naudojimas tampa veiksmingesnis:
- Finansų valdymas: Šis modulis valdo įmonės finansines operacijas, įskaitant mokėtinas ir gautinas sumas, didžiąją knygą, biudžeto sudarymą ir turto valdymą. Modulis užtikrina, kad būtų laikomasi finansinės atskaitomybės ir mokestinių reikalavimų.
- Žmogiškųjų išteklių valdymas (HR): Šis modulis valdo įvairias HR funkcijas, pvz., darbuotojų įrašus, darbo užmokestį, įdarbinimą, išmokas, lankomumą ir veiklos vertinimą.
- Gamyba: Šis modulis padeda valdyti gamybos procesus. Tai apima gamybos planavimą, tvarkaraščių sudarymą, produkto gyvavimo ciklo valdymą ir kokybės kontrolę.
- Tiekimo grandinės valdymas (SCM): Šis modulis padeda valdyti prekių ir medžiagų srautus iš gamintojų, vartotojams. Tai apima atsargų valdymą, užsakymų tvarkymą, pirkimus, logistiką ir sandėlio valdymą.
- Ryšių su klientais valdymas (CRM): Šiuose moduliuose valdoma su klientais susijusi informacija, padedanti įmonėms pagerinti bendravimą su klientais, aptarnavimą ir padidinti pardavimus.
- Pardavimai ir rinkodara: Šis modulis padeda apdoroti pardavimo užsakymus, prognozuoti pardavimus, valdyti kampanijas ir vykdyti kitą rinkodaros veiklą.
- Projektų valdymas: Šis modulis padeda planuoti, vykdyti ir stebėti projektus, valdyti išteklius, biudžetus ir terminus bei užtikrinti sėkmingą projekto užbaigimą.
- Verslo duomenų analitika (BI): BI modulis teikia priemones, skirtass verslo operacijų duomenims rinkti, saugoti ir analizuoti. Modulis padeda priimti pagrįstus verslo sprendimus teikiant ataskaitas, atliekant duomenų analizę ir klasifikavimą.
- Elektroninė prekyba: Šis modulis skirtas įmonėms, kurios prekiauja internetu. Šis modulis padeda verslui integruoti elektroninės prekybos funkcijas, valdo pardavimus internetu, sąveiką su klientais ir internetinę rinkodarą.
- Viešieji pirkimai: Šis modulis padeda valdyti prekių ir paslaugų pirkimą, įskaitant tiekėjų, pirkimo užsakymų ir sutarčių valdymą.
Kai kuriose ERP ekosistemose, pavyzdžiui, „Microsoft Dynamics 365”, modulius galima lengvai integruoti arba jie jau yra programų dalis. Pavyzdžiui, „Microsoft Business Central” turi daugybę mažmeninės prekybos, gamybos, logistikos ir kt. modulių, kuriuos galima pritaikyti prie tikslių verslo poreikių.
Kaip pasirinkti ERP diegimo partnerį?
Tinkamo „Microsoft Dynamics 365” partnerio pasirinkimas gali stipriai įtakoti ERP diegimo procesą. Dėl daugybės partnerių visame pasaulyje šis pasirinkimas gali būti sudėtingas, tačiau, atkreipę dėmesį į pagrindinius skirtumus, galėsite pasirinkti geriausiai jūsų verslo poreikius atitinkantį partnerį. Pateikiame trumpą sąrašą, į ką turėtumėte atkreipti dėmesį:
-
Patirtis pramonėje: Rinkitės ERP diegimo partnerį, turintį didelę patirtį jūsų pramonės šakoje. Paprašykite atvejų analizės, kad įsitikintumėte, jog potencialus ERP diegėjas supranta konkrečius jūsų verslo iššūkius.
-
Orientacija į verslo taikomąsias programas: Nustatykite partnerio kompetenciją ERP ekosistemoje, ypač ar jis specializuojasi ERP, ar CRM srityje. Įsitikinkite, kad jų stiprybės atitinka jūsų verslo poreikius.
-
Sprendimų portfelis: Įvertinkite partnerio siūlomus papildomus sprendimus, kurie gali patobulinti jūsų ERP sistemą, ir įsitikinkite, kad jie gali padėti jūsų verslui, ateityje su naujomis technologijomis ir teisės aktais.
-
Paslaugų diapazonas: Patikrinkite, ar partneris siūlo platų paslaugų asortimentą – nuo paramos iki konsultavimo ir mokymo, kad ateityje nereikėtų švaistyti resursus ir bendradarbiauti su keliais paslaugų teikėjais.
-
Specializuotos pagalbos specialistas: Įsitikinkite, kad partneris duos jums dedikuotą specialistą ar jų komandą, kurie gerai supranta jūsų verslą ir gali suteikti aktyvią pagalbą.
-
Bendravimas ir darbo stilius: Įvertinkite, ar partnerio komunikacijos ir projektų valdymo stilius atitinka jūsų bendravimo ir valdymo stilių, taip bendradarbiavimas bus sklandesnis ir veiksmingesnis.
-
Įmonės vertybės: Peržiūrėkite partnerio vertybes, kad įsitikintumėte, jog jos atitinka jūsų įmonės principus ir darbo stilių.
Daugiau apie Microsoft Dynamics 365 ERP diegimo partnerių pasirinkimą, čia
Kaip pasirengti ERP diegimui?
-
Apibrėžti verslo strategiją: Apsvarstykite, kodėl jums galėtų reikėti ERP sistemos, suderindami jos diegimą su savo verslo strategija, tikslais ir uždaviniais. Nustatykite, ar ji tinka jūsų verslo ekosistemai, kokias funkcijas reikia įdiegti, kad būtų galima išspręsti dabartines problemas, kokios naudos tikimasi ir kiek iš viso kainuos įdiegimas.
-
Nustatykite problemas ir suburkite komandą: Konsultuodamiesi su įvairiais skyriais, nustatykite problemas, kurias turėtų išspręsti jūsų naujoji ERP sistema. Supraskite dabartinio ERP ar kitos sistemos integraciją su esamais procesais ir, jei reikia, pakoreguokite. Sudarykite projekto komandą, kurioje būtų aiškiai apibrėžtos funkcijos ir parengtas išsamus įgyvendinimo planas.
-
Pokyčių valdymo strategija: Sukurkite veiksmų planą, skirtą finansiniams, procedūriniams, techniniams ir žmogiškiesiems ERP diegimo aspektams. Paruoškite darbuotojus pokyčiams paaiškindami ERP svarbą, poveikį ir pakeitimus, kuriuos jie turės atlikti savo darbe.
-
Bendradarbiaukite su diegėju: Pasirinkite patikimą ERP tiekėją ir palaikykite atvirą bendravimą viso diegimo metu. Užtikrinkite, kad abi šalys matytų pagrindinius projekto rodiklius ir procesas vyktų sklandžiai.
-
Pasirengimas paleidimui ir po įdiegimo: Kruopščiai suplanuokite paleidimo dieną, kad darbuotojai galėtų sklandžiai pereiti prie naujos sistemos. Po įdiegimo nuspręskite dėl ERP komponentų vidinio ir išorinio valdymo, kad užtikrintumėte nuolatinį palaikymą ir veiklos tęstinumą.
Jei norite išsamiau susipažinti su ERP diegimo procesu, spauskite čia
ERP programinės įrangos diegimo platformos
Pasirinkti tinkamą ERP diegimo platformą yra labai svarbus sprendimas, galintis turėti didelę įtaką organizacijos veiklos efektyvumui ir ekonomiškumui. Diegimo platformos lemia, kaip ERP sistema yra talpinama, pasiekiama ir valdoma, o kiekviena iš jų turi unikalią reikšmę išteklių paskirstymui, duomenų saugumui, sistemos veikimui ir atnaujinimui.
Lokalus ERP
Apibrėžimas: ERP programinė įranga įdiegiama ir veikia ne nuotolinėje, o sistemą naudojančios organizacijos patalpose esančiuose kompiuteriuose ir serveriuose.
-
- Privalumai: Visiška ERP sistemos kontrolė, daugiau pritaikomumo, didesnis saugumas, jei tinkamai valdoma.
- Trūkumai: Reikalingos didelės pradinės investicijos į techninę ir programinę įrangą, priežiūrai reikia specialios IT komandos, o diegimo laikas gali būti ilgesnis.
Debesijos pagrindu veikianti ERP (angl. Cloud ERP)
Apibrėžimas: Apibrėžimas: ERP programinė įranga talpinama pardavėjo serveriuose ir pasiekiama per interneto naršyklę. Tai taip pat vadinama programine įranga kaip paslauga (SaaS).
- Privalumai: Mažesnės pradinės sąnaudos, lengviau įdiegti ir atnaujinti, keičiamo dydžio, pasiekiami iš bet kurios vietos, kur yra interneto ryšys.
- Trūkumai: Nuolatiniai prenumeratos mokesčiai, mažesnė duomenų kontrolė ir galimos duomenų saugumo ir atitikties problemos.
Hibridinė ERP
Apibrėžimas: Tai lokalių ir debesų kompiuterijos sprendimų derinys. Kai kurie ERP komponentai yra patalpinti vietoje, o kiti – debesyje.
- Privalumai: Lankstumas, galimybė pritaikyti prie konkrečių poreikių ir laipsniškas ERP diegimas.
- Trūkumai: gali būti sudėtinga integruoti ir valdyti, galimai didesnės išlaidos dėl abiejų infrastruktūrų priežiūros.
Rinktis tarp vietinių, debesijos ar hibridinių ERP sprendimų reikėtų įvertinus organizacijos poreikius, tikslus ir išteklius. Atidžiai pasvėrus su kiekviena diegimo galimybe susijusius kompromisus, įmonės gali užtikrinti, kad jų ERP sistema padės pagerinti sprendimų priėmimą ir paskatins tvarų augimą. Galiausiai tinkamas ERP diegimas padeda pasiekti tikslus ir leidžia organizacijai prisitaikyti ir klestėti nuolat besikeičiančioje verslo aplinkoje.
