Zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa (Enterprise Resource Planning – ERP) to technologia oprogramowania, która obejmuje lub integruje różne podstawowe procesy biznesowe, takie jak finanse, HR, produkcję, łańcuch dostaw i inne, w jeden, spójny system. Poprzez poprawę zbierania danych i dostęp do nich za pomocą bardziej wygodnego interfejsu użytkownika, oferowanie możliwości automatyzacji prostych lub powtarzalnych zadań oraz umożliwianie agregacji danych z różnych działów, oprogramowanie ERP tworzy cyfrowe środowisko pracy, które zwiększa efektywność, promuje integralność danych i wspiera podejmowanie decyzji opartych na wiedzy z całej organizacji. Nowoczesne systemy ERP wykorzystują chmurę obliczeniową, sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe, oferując inteligentną automatyzację oraz cenne analizy, umożliwiając firmom utrzymanie konkurencyjności. Poza wewnętrznymi operacjami, systemy te ułatwiają współpracę z globalnymi partnerami, oferując różne sposoby integracji z biznesem, zapewniając prędkość niezbędną na dzisiejszym rynku. Ponadto systemy ERP optymalizują funkcje zaplecza, zwiększają produktywność i oferują wgląd w dane biznesowe i operacje, co jest kluczowe dla organizacji dążących do rozwoju w przyszłości. Przykłady takiego rozwoju można znaleźć na tej stronie.
Znaczenie systemów ERP w biznesie
Oprogramowanie ERP jest kluczowe dla firm, ponieważ stanowi fundament operacyjny przedsiębiorstwa, ułatwiając i automatyzując procesy w różnych działach. Taki system zapewnia centralizację wszystkich danych organizacyjnych, co z kolei zwiększa dokładność podejmowania decyzji.
Na przykład, zespoły finansowe polegają na ERP w celu szybkiego zamknięcia procesów finansowych, podczas gdy działy sprzedaży używają go do obsługi transakcji z klientami lub do śledzenia i śledzenia wszystkich działań związanych ze sprzedażą. Działy logistyki polegają na ERP celem terminowej i dokładnej dostawy produktów i usług. Podobnie, ERP pomaga działom księgowości w efektywnym zarządzaniu płatnościami dla dostawców oraz zapewnia kierownictwu wgląd w czasie rzeczywistym w wyniki działalności firmy.
Ponadto, wiarygodne i dokładne raportowanie finansowe, ułatwione przez ERP, jest niezbędne dla banków i akcjonariuszy. Odzwierciedlając jego znaczenie, rynek oprogramowania ERP znajduje się na wzrostowej trajektorii, a prognozy przewidują znaczny rozwój, podkreślając rosnące przyjęcie tego systemu i jego kluczową rolę w nowoczesnych operacjach biznesowych.
Główne korzyści biznesowe z systemów ERP
Wdrożenie systemu do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) przynosi znaczne korzyści firmom każdej wielkości. Oto zestawienie kluczowych korzyści:
- Centralizacja danych: W miarę, jak coraz więcej osób bierze udział w działalności biznesowej, informacje mogą być przechowywane w oddzielnych dokumentach Excel, które są udostępniane w organizacji z różnych powodów. Informacje mogą być w ogóle nie zapisane lub trzymane w osobistym notesie asystenta sprzedaży lub pracownika biorącego udział w łańcuchu logistycznym.
Takie zarządzanie danymi może prowadzić do wąskich gardeł, utraty lub zapomnianych informacji oraz trudności w uzyskaniu aktualnych danych przez kierownictwo.
Systemy ERP eliminują silosy informacyjne, promując lepszą współpracę i efektywność w różnych działach organizacji. - Dostępność danych w czasie rzeczywistym: Systemy te oferują natychmiastową widoczność i dostęp do kluczowych danych, umożliwiając szybkie i świadome podejmowanie decyzji, identyfikowanie okazji oraz proaktywne rozwiązywanie problemów.
- Automatyzacja procesów: Dzięki centralnej bazie danych opierającej się na danych w czasie rzeczywistym możliwe stało się automatyczne komunikowanie alertów w scenariuszach produkcyjnych (zarządzanie zapasami, zakupy i dostawy) lub automatyczne przekierowywanie zapytań obsługi klienta/odpowiedzi automatycznych zgodnie z dostarczonymi informacjami. Można tworzyć przyszłe zadania, pisać podsumowania, tworzyć zlecenia produkcyjne, generować raporty godzinowe lub dzienne, jeśli zostaną spełnione określone progi, i wiele innych scenariuszy. Automatyzując i upraszczając złożone procesy, systemy ERP mogą zwiększyć produktywność i zapewnić dokładność danych, co jest niezbędne do spełnienia wymagań regulacyjnych.
- Zdalny dostęp i kompatybilność z urządzeniami mobilnymi: Często organizacje cierpią z powodu nadmiaru narzędzi, ponieważ różne aplikacje są używane przez odrębne działy. Aplikacja logistyczna dla logistyki, oddzielna aplikacja i interfejs dla sprzedaży, finansów oraz wewnętrznego HR. Nowoczesne systemy ERP oferują dostępność z dowolnych urządzeń i lokalizacji, umożliwiając wszystkim korzystanie z tego samego systemu w różnych rolach. Funkcje ERP wspierają zdalny dostęp i są kompatybilne z urządzeniami mobilnymi, zapewniając łączność i elastyczność dla zespołów, dostawców i partnerów, niezależnie od ich lokalizacji.
- Kompleksowe raportowanie i prognozowanie: Dzięki solidnym narzędziom do raportowania i prognozowania, systemy ERP dostarczają cennych informacji, wspierając planowanie strategiczne oraz poprawę zarządzania finansami.
- Zwiększona efektywność operacyjna: Integracja systemu ERP prowadzi do bardziej efektywnej, elastycznej struktury biznesowej, zdolnej do skutecznego poruszania się po złożonościach rynku globalnego.
Ogólnie rzecz biorąc, wdrożenie systemu ERP może znacząco poprawić procesy operacyjne organizacji, zdolności podejmowania decyzji oraz kierunek strategiczny. Jeśli szukasz przykładów korzyści z wdrożenia ERP w rzeczywistych warunkach, istnieje kilka najnowszych badań, które dostarczają na to dowody. Na przykład badanie przeprowadzone przez Forrester – Total Economic Impact of Business Central wskazuje na 168% zwrot z inwestycji (ROI) w ciągu trzech lat i okres zwrotu poniżej roku. Kolejne badanie przeprowadzone przez Forrester – Total Economic Impact of Microsoft Dynamics 365 Finance wskazuje na 55% wzrost produktywności zespołu finansowego po wdrożeniu systemu ERP.
Podstawowe moduły w systemach ERP
Systemy zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) zazwyczaj zawierają wiele różnych modułów, które odpowiadają za określoną część operacji biznesowych. Każdy moduł łączy się w jeden system, co z kolei sprawia, że zarządzanie i wykorzystywanie informacji staje się bardziej efektywne:
- Zarządzanie finansami: Ten moduł zarządza transakcjami finansowymi firmy, w tym zobowiązaniami, należnościami, księgami rachunkowymi, budżetowaniem i zarządzaniem aktywami. Zapewnia zgodność z wymaganiami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej i podatkowej.
- Zarządzanie zasobami ludzkimi (Human Resources Management – HRM): Ten moduł obsługuje różne funkcje HR, takie jak ewidencja pracowników, wypłaty, rekrutacja, świadczenia, obecność oraz ocena wyników pracy.
- Produkcja/wytwarzanie: Ten moduł wspomaga zarządzanie procesami produkcyjnymi. Obejmuje planowanie produkcji, przygotowywanie harmonogramów, zarządzanie cyklem życia produktu oraz kontrolę jakości.
- Zarządzanie łańcuchem dostaw (Supply Chain Management – SCM): Te moduły zarządzają informacjami związanymi z klientami, pomagając firmom poprawić interakcje z klientami, poprawić obsługę i zwiększyć sprzedaż.
- Zarządzanie relacjami z klientami (Customer relationship Management – CRM): Te moduły zarządzają informacjami związanymi z klientami, pomagając firmom usprawnić interakcje z klientami, poprawić obsługę i zwiększyć sprzedaż.
- Sprzedaż i marketing: Ten moduł wspiera przetwarzanie zamówień sprzedaży, prognozowanie sprzedaży, zarządzanie kampaniami oraz inne działania związane ze sprzedażą i marketingiem.
- Zarządzanie projektami: Ten moduł pomaga w planowaniu, realizacji i monitorowaniu projektów, zarządzaniu zasobami, budżetami i harmonogramami oraz zapewnieniu pomyślnego zakończenia projektów.
- Business Intelligence (BI): Moduł BI zapewnia narzędzia i procesy do zbierania, przechowywania i analizowania danych z operacji biznesowych. Pomaga w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych poprzez raportowanie, analitykę, eksplorację danych oraz zarządzanie wydajnością.
- E-Commerce: Dla firm zajmujących się sprzedażą internetową, ten moduł integruje funkcje e-commerce, zarządzając sprzedażą online, interakcjami z klientami oraz marketingiem internetowym.
- Zakupy: Ten moduł pomaga w zarządzaniu zakupami towarów i usług, w tym zarządzaniem dostawcami, zarządzaniem zamówieniami zakupów oraz zarządzaniem umowami.
Dla niektórych ekosystemów ERP, takich jak Microsoft Dynamics 365, moduły mogą być łatwo integrowane lub już stanowią część aplikacji. Na przykład Microsoft Business Central zawiera wiele modułów dla handlu detalicznego, produkcji, logistyki, itd., które mogą być dostosowane do dokładnych potrzeb biznesowych.
Jak wybrać partnera do wdrożenia ERP?
Wybór odpowiedniego partnera Microsoft Dynamics 365 to niezbędny krok we wdrożeniu ERP, który poprawia efektywność operacyjną i rozwój Twojego biznesu. Ogromna liczba dostępnych partnerów na całym świecie może sprawić, że wybór stanie się trudny, ale skupienie się na kluczowych różnicach pomoże Ci wybrać partnera najlepiej dopasowanego do potrzeb Twojego biznesu. Oto krótka lista rzeczy, na które warto zwrócić uwagę:
-
Doświadczenie branżowe: Wybierz partnera do wdrożenia ERP, który ma solidne doświadczenie w Twojej branży. Poproś o studia przypadków, aby upewnić się, że rozumie on specyficzne wyzwania Twojego biznesu.
-
Skupienie na aplikacjach biznesowych: Zidentyfikuj specjalizację partnera w ekosystemie ERP, szczególnie czy specjalizują się w ERP, czy CRM. Upewnij się, że ich mocne strony odpowiadają potrzebom Twojego biznesu.
-
Portfolio rozwiązań: Oceń portfolio partnera pod kątem dodatkowych rozwiązań, które mogą wzbogacić Twój system ERP, zapewniając wsparcie dla Twojego biznesu w miarę jego rozwoju z nowymi technologiami i regulacjami.
-
Zakres usług: Upewnij się, że partner oferuje kompleksowy zakres usług, od wsparcia po doradztwo i szkolenia, aby uniknąć konieczności współpracy z wieloma dostawcami usług w przyszłości.
-
Dedykowany specjalista ds. wsparcia: Upewnij się, że partner zapewnia dedykowanego specjalistę, który dokładnie zrozumie Twój biznes, oferując spersonalizowane i proaktywne wsparcie.
-
Styl komunikacji i pracy: Oceń, czy styl komunikacji i zarządzania projektami partnera pasuje do Twojego, aby zapewnić płynną i efektywną współpracę.
-
Wartości firmy: Przejrzyj wartości partnera, aby upewnić się, że są one zgodne z zasadami i stylem pracy Twojej firmy.
Więcej o wyborze partnera do wdrożenia Microsoft Dynamics 365 ERP znajdziesz tutaj.
Jak przygotować się do wdrożenia ERP?
-
Zdefiniuj strategię biznesową: Zrozum, dlaczego potrzebujesz nowego systemu ERP, łącząc jego wdrożenie z Twoją strategią biznesową, celami i założeniami. Określ, jak system wpisuje się w ekosystem Twojego biznesu, jakie funkcje są potrzebne do rozwiązania obecnych problemów, jakie korzyści są oczekiwane oraz całkowity koszt wdrożenia.
-
Zidentyfikuj problemy i stwórz zespół: Zidentyfikuj problemy, które nowy system ERP powinien rozwiązać, konsultując się z różnymi działami. Zrozum integrację z istniejącymi procesami i dostosuj je, jeśli to konieczne. Stwórz zespół projektowy z jasno określonymi rolami i szczegółową mapą wdrożenia.
-
Strategia zarządzania zmianą: Opracuj plan, który uwzględni aspekty finansowe, proceduralne, techniczne i ludzkie związane z wdrożeniem ERP. Przygotuj swoich pracowników na zmiany, tłumacząc im znaczenie ERP, wpływ systemu oraz dostosowania, które będą musieli wprowadzić w swojej pracy.
-
Współpracuj z dostawcą: Wybierz wiarygodnego dostawcę ERP i utrzymuj otwartą komunikację przez cały proces wdrożenia. Upewnij się, że obie strony mają wgląd w kluczowe wskaźniki projektu, aby zapewnić płynny proces.
-
Przygotuj się do uruchomienia systemu i wsparcia po wdrożeniu: Dokładnie zaplanuj dzień uruchomienia systemu, aby zapewnić płynne przejście dla użytkowników. Po wdrożeniu zdecyduj, kto będzie odpowiedzialny za zarządzanie komponentami ERP – wewnętrznie lub zewnętrznie – aby zapewnić ciągłe wsparcie i ciągłość działalności.
Jeśli chcesz przeczytać o tych krokach w większych szczegółach, kliknij tutaj.
Opcje wdrożenia oprogramowania ERP
Wybór odpowiedniej opcji wdrożenia systemu Enterprise Resource Planning (ERP) jest kluczową decyzją, która może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną, opłacalność i elastyczność organizacji. Opcje wdrożenia określają, jak system ERP jest hostowany, dostępny i zarządzany, a każda z nich ma swoje unikalne konsekwencje dla alokacji zasobów, bezpieczeństwa danych, wydajności systemu i skalowalności.
ERP lokalne (On-Premise)
Definicja: Oprogramowanie ERP jest zainstalowane i działa na komputerach znajdujących się na terenie organizacji korzystającej z ERP, a nie w zewnętrznej placówce.
-
- Zalety: Pełna kontrola nad systemem ERP, większa możliwość dostosowania, może zapewniać wyższy poziom bezpieczeństwa, jeśli jest odpowiednio zarządzane.
- Wady: Wymaga znacznych inwestycji początkowych w sprzęt i oprogramowanie, potrzebuje dedykowanego zespołu IT do utrzymania, a czas wdrożenia może być dłuższy.
ERP w chmurze
Definicja: Oprogramowanie ERP jest hostowane na serwerach dostawcy i dostępne za pomocą przeglądarki internetowej. Jest to również znane jako oprogramowanie jako usługa (SaaS).
- Zalety: Niższe koszty początkowe, łatwiejsze do wdrożenia i aktualizacji, skalowalne oraz dostępne z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym.
- Wady: Ciągłe opłaty subskrypcyjne, mniejsza kontrole nad danymi oraz potencjalne obawy dotyczące bezpieczeństwa danych i zgodności.
ERP hybrydowe
Definicja: Połączenie rozwiązań lokalnych i chmurowych. Niektóre komponenty ERP są hostowane lokalnie, podczas gdy inne są oparte na chmurze.
- Zalety: Oferuje elastyczność, może być dostosowane do specyficznych potrzeb i pozwala na stopniowe wdrażanie systemu ERP.
- Wady: Może być skomplikowane do zintegrowania i zarządzania, potencjalnie wyższe koszty związane z utrzymaniem obu infrastruktur.
Wybór między lokalnymi, chmurowymi lub hybrydowymi rozwiązaniami ERP powinien być podjęty na podstawie oceny potrzeb, celów i zasobów organizacji. Dokładne rozważenie zalet i wad każdej opcji wdrożenia pozwala firmom zapewnić, że ich system ERP będzie wspierał podejmowanie decyzji i przyczyni się do zrównoważonego wzrostu. Ostatecznie, odpowiedni sposób wdrożenia ERP nie tylko odpowiada na obecne cele, ale również umożliwia organizacji adaptację i rozwój w ciągle zmieniającym się środowisku biznesowym.
Integracja sztucznej inteligencji (AI) z systemami ERP
Wprowadzenie sztucznej inteligencji do platform ERP zmieniło sposób funkcjonowania firm. Pozwoliło to na osiągnięcie nowych poziomów automatyzacji, zbierania informacji i elastyczności. AI wzbogaca tradycyjne funkcje ERP poprzez dodanie algorytmów uczenia maszynowego, przetwarzania języka naturalnego (NLP) oraz zaawansowanej analityki, sprawiając, że systemy ERP stają się bardziej wydajne i intuicyjne. Dzięki temu organizacje mogą efektywniej wykorzystywać swoje dane i usprawniać operacje, zapewniając wyższą produktywność i obniżone koszty operacyjne. Oto jak możliwości AI przekładają się na zastosowania w rzeczywistości:
Analityka predykcyjna i proaktywne podejmowanie decyzji
AI analizuje duże zbiory danych, aby przewidywać trendy, takie jak zapotrzebowanie klientów czy zakłócenia w łańcuchu dostaw, umożliwiając proaktywne decyzje oparte na danych. Na przykład, menadżer marketingu może dopasować kampanie do prognoz popytu, podczas gdy pracownik łańcucha dostaw korzysta z rekomendacji dostawców opartych na AI oraz zoptymalizowanych tras dostaw, co pozwala zredukować opóźnienia i koszty.
Automatyzacja i efektywność
AI automatyzuje powtarzalne zadania, takie jak przetwarzanie faktur, raportowanie wydatków i wprowadzanie danych, zmniejszając liczbę błędów i oszczędzając czas. Zespoły finansowe mogą korzystać z AI do szybszego przetwarzania faktur, podczas gdy chatboty HR obsługują rutynowe zapytania, uwalniając pracowników do bardziej wartościowych działań. Operacje magazynowe i produkcyjne korzystają z monitorowania zapasów oraz przygotowywania harmonogramów zmian z wykorzystaniem AI, co zapewnia płynność operacji i efektywność kosztową.
Spersonalizowane wsparcie użytkownika i wglądy
AI poprawia doświadczenie użytkownika poprzez przetwarzanie języka naturalnego (NLP), umożliwiając polecenia głosowe oraz interakcje z chatbotami. Technik może aktualizować statusy zleceń bez użycia rąk, podczas gdy zespoły sprzedaży otrzymują rekomendacje dotyczące priorytetowych leadów oparte na analizach AI. Zespoły HR mogą identyfikować potrzeby szkoleniowe i rekomendować dostosowane programy, zapewniając spersonalizowane wsparcie i możliwości rozwoju dla pracowników.
Proaktywne utrzymanie i monitorowanie w czasie rzeczywistym
Łącząc AI z IoT, firmy mogą przewidywać awarie sprzętu i planować konserwacje zanim dojdzie do uszkodzeń. Zespoły konserwacyjne w zakładach produkcyjnych, na przykład, korzystają ze zmniejszenia przestojów i oszczędności kosztów. Monitorowanie w czasie rzeczywistym pomaga również utrzymać optymalny poziom zapasów, nawet podczas nieoczekiwanych wzrostów popytu.
Zintegrowane i adaptacyjne operacje
Systemy ERP wspierane przez AI płynnie integrują się z zaawansowanymi technologiami, dostarczając dane i wglądy w czasie rzeczywistym w całych operacjach. Od dynamicznego planowania harmonogramu zmian w produkcji po predykcyjne prognozowanie sprzedaży w marketingu, AI pomaga firmom szybko dostosować się do zmian na rynku, poprawiając produktywność i konkurencyjność.
