W społeczności ERP toczy się aktywna debata na temat aktualizacji do Dynamics 365. Dyskusja dotyczy ważnej decyzji, czy migrować istniejący system, czy wybrać reimplementację. Każde z tych podejść ma swoje zalety i wady, a wybór zależy od specyficznych szczegółów. W tym artykule omówimy powody, dla których warto wybrać jedną lub drugą opcję dla Twojej firmy. Ponadto, kiedy warto wybrać migrację, aby zminimalizować zakłócenia, a kiedy reimplementacja jest konieczna, aby sprostać ewoluującym potrzebom.
Kiedy potrzebna jest migracja?
Migracja jest często wybieraną opcją, gdy obecny system narażony jest na ryzyko przestarzałości z powodu braku wsparcia i aktualizacji ze strony Microsoft. Firmy, które polegają na systemach, które nie są już aktualizowane, jak Microsoft AX, narażają się na awarie systemu i potencjalne zakłócenia w działalności. Migracja rozwiązuje problemy, zachowując istniejące funkcjonalności i minimalizując zakłócenia w działalności, a ponadto utrzymuje podstawowe funkcje dotychczasowego systemu i dodaje nowsze funkcje, które są ciągle aktualizowane. Zmniejsza również konieczność szerokiego przeszkalania pracowników, ponieważ interfejs i operacje systemu pozostają znajome. Dodatkowo migracja zazwyczaj wiąże się z niższymi kosztami początkowymi w porównaniu do pełnej reintegracji. Typowy scenariusz to aktualizacja z AX 2012 do Dynamics 365, gdzie firmy zyskują na utrzymaniu istniejących procesów, jednocześnie poprawiając wydajność. Istnieją trzy główne punkty, które należy wziąć pod uwagę przy migracji, a które omówimy później w artykule.
Kiedy rozważyć ponowną implementację?
Firmy często wahają się przed rozważeniem ponownej implementacji z powodu obaw o złożoność i zakłócenia operacyjne. Jednak przy odpowiednim przygotowaniu i strategii te problemy można zminimalizować. Główną zaletą ponownej implementacji jest znajomość systemu i operacji zarówno przez klienta, jak i partnera, co może zmniejszyć potrzebę angażowania konsultantów.
Porównując ponowną implementację z pełną migracją systemu, należy wspomnieć, że każda znacząca modyfikacja systemu wymaga dużego wysiłku w celu zrozumienia koniecznych zmian procesów. Obejmuje to instalację, testowanie i szkolenia. Pełne korzyści z nowego systemu często pojawiają się dopiero po pewnym czasie użytkowania.
Przekonanie CEO i liderów działów może być trudne, ale oceny ponownej implementacji powinny być częścią aktywnego zarządzania systemem co 6-10 lat. Pomaga to uniknąć przestarzałych konfiguracji i wydłuża wartość początkowych inwestycji. Same aktualizacje mogą nie zapewnić pełnych korzyści z nowych funkcji, jeśli nie dojdzie do zmian w podstawowych konfiguracjach, co prowadzi do niewykorzystanych możliwości i zmniejszonych korzyści z opłat rocznych. Ponowna implementacja wzmacnia wcześniejsze inwestycje i redukuje konieczność przyszłych, skomplikowanych zmian systemowych.
Porównanie pełnej migracji systemu vs ponowna implementacja
Aspekt | Podejście migracyjne | Podejście ponownej implementacji |
|---|---|---|
Skupienie strategiczne | Idealne dla technicznej migracji do Dynamics 365 bez skupiania się na nowych funkcjach. | Najlepsze, gdy celem jest wprowadzenie nowych i pilnie potrzebnych funkcji dla starego systemu, aby poprawić wykorzystanie systemu i osiągnąć znaczący zwrot z inwestycji. |
Potrzeby dostosowania | Odpowiednie, jeśli istnieje wiele dostosowań w Dynamics AX, które należy zachować. | Odpowiednie, gdy istniejące dostosowania są minimalne i mogą zostać zastąpione standardowymi funkcjami Dynamics 365. |
Migracja danych | Konieczne jest użycie narzędzi do migracji danych Microsoftu. | Optymalne, jeśli planuje się załadować dane początkowe do Dynamics 365 bez polegania na narzędziach do aktualizacji danych Microsoftu. |
Jakość kodu | Odpowiednie, jeśli pierwotna implementacja Dynamics AX jest dobrze udokumentowana i zgodna z najlepszymi praktykami. | Konieczne, gdy wcześniejsze dostosowania nie mają jasnej dokumentacji i nie przestrzegają najlepszych praktyk. |
Wymagania integracyjne | Najlepsze, gdy liczba integracji zewnętrznych jest minimalna. | Konieczne, jeśli istnieje duża zależność od przestarzałych narzędzi. |
Jakość dokumentacji | Idealne, jeśli dokumentacja funkcjonalna, techniczna i użytkownika jest wysokiej jakości i wiarygodna. | Ważne, gdy dokumentacja jest słaba, a poleganie na nieformalnej wiedzy jest wysokie. |
Przyjęcie funkcji | Gdy nowy system Dynamics 365 jest podobny pod względem zakresu do pierwotnej implementacji Dynamics AX. | Konieczne, gdy istnieje duża zależność od przestarzałych funkcji lub istotnych aktualizacji, które zmieniają krajobraz ERP. |
3 najważniejsze aspekty aktualizacji Microsoft AX do Dynamics 365
Podczas rozważania aktualizacji do Dynamics 365, istnieją trzy kluczowe obszary techniczne, na które należy zwrócić uwagę: Kod, Dane i Licencjonowanie. Oto szczegółowe omówienie każdego z nich:
-
Aktualizacja kodu: Podczas aktualizacji do Dynamics 365 for Finance & Supply Chain Management, istotne jest, aby współpracować z zaufanym partnerem. Wszelkie wcześniejsze modyfikacje kodu muszą zostać przepisane jako rozszerzenia. Raport dotyczący konfliktów pomoże zidentyfikować, gdzie obecne modyfikacje kolidują z nowymi funkcjami Dynamics 365 i pomoże zdecydować, które modyfikacje zachować. Nawet jeśli Dynamics AX był minimalnie zmieniany, należy spodziewać się tysięcy konfliktów kodu, które zazwyczaj są rozwiązywane przez deweloperów. Zespół funkcjonalny może musieć interweniować w niektórych decyzjach dotyczących dostosowań. Narzędzia Dynamics Lifecycle Services (LCS) pomagają w ocenie tych modyfikacji, chociaż automatyczne szacowanie należy traktować ostrożnie.
-
Aktualizacja danych: Przejście bazy danych z AX 2012 do Dynamics 365, w tym danych historycznych, jest teraz możliwe dla użytkowników na R2 i R3. Proces aktualizacji obejmuje zarówno dane główne (takie jak tabele Partnerów, Klientów i Artykułów), jak i dane transakcyjne. Ze względu na złożoność i koszty, często zaleca się wykorzystanie magazynu danych do zarządzania danymi transakcyjnymi historycznymi, ponieważ umożliwia to dalszy dostęp bez bezpośredniego włączania ich do aktualizacji. Choć dostępne są narzędzia do integracji danych historycznych, są one zazwyczaj kosztowne i czasochłonne.
-
Aktualizacja licencji: Proces aktualizacji licencji dla Dynamics 365 for Finance and Operations początkowo może wydawać się skomplikowany, ale Microsoft oferuje różne zachęty, które ułatwiają tę transformację. Ścisła współpraca z partnerem jest niezbędna, aby zapewnić uzyskanie wszelkich dostępnych zniżek. Ważne jest, że zakup Dynamics 365 daje również prawa do równoczesnego użytkowania Dynamics AX 2012, co zapewnia elastyczność w kwestii tempa przejścia na nowy system. Dla klientów przechodzących z AX 2009, przejście z modelu użytkowników równoczesnych na model użytkowników nazwanych zostało uproszczone dzięki korzystnym opcjom konwersji oferowanym przez Microsoft.
Zalety migracji do chmury Dynamics 365
Przy rozważaniu aktualizacji do Dynamics 365 ważne jest, aby wziąć pod uwagę opcję chmurową, która oferuje liczne korzyści dla nowoczesnych firm. Choć istnieją alternatywy, rozwiązanie chmurowe zapewnia dostęp do najnowszych funkcji i ulepszeń bez konieczności przeprowadzania ręcznych aktualizacji. To podejście eliminuje konieczność dużych inwestycji w sprzęt i redukuje koszty wsparcia IT. Ponadto chmura zapewnia przestrzeń na rozwój, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom biznesowym oraz wspiera dostęp zdalny, co wpływa na lepszą produktywność. Przeczytaj więcej o rozwiązaniach chmurowych.
Korzyści z migracji do chmury:
- Zawsze aktualne funkcje.
- Zmniejszona potrzeba inwestycji w sprzęt.
- Niższe koszty wsparcia IT.
- Zwiększona skalowalność i dostępność zdalna.
Podsumowując, migracja lub aktualizacja z AX 2012 do D365 jest idealna do utrzymania istniejącej funkcjonalności systemu przy minimalnych zakłóceniach i ponownego połączenia z aktualizacjami Microsoftu oraz ekosystemem, podczas gdy ponowna implementacja odpowiada na ewoluujące potrzeby biznesowe, mając na celu optymalizację i skalowanie operacji. Chmura zapewnia dostęp do najnowszych funkcji, efektywność kosztową i elastyczność, a Microsoft zapewnia bezpieczeństwo, wsparcie i możliwość aktualizacji.
