Zarządzanie fakturami może być czasochłonnym i podatnym na błędy zadaniem dla firm. Jednak wraz z rozwojem technologii, automatyzacja przetwarzania faktur stała się przełomem w upraszczaniu tego skomplikowanego procesu. Dzięki wykorzystaniu mocy sztucznej inteligencji i Microsoft Power Platform, organizacje mogą teraz automatycznie przechwytywać, wyodrębniać i importować faktury, co znacząco poprawia efektywność i dokładność. W tym artykule przyjrzymy się dwóm opcjom dostępnym na platformie Power do automatycznego przetwarzania faktur oraz ich kluczowym funkcjom i korzyściom.
Korzyści z oprogramowania do automatycznego przetwarzania faktur:
- Efektywność: Automatyzując cały proces, organizacje oszczędzają cenny czas i redukują nakład pracy ręcznej.
- Dokładność: Wyodrębnianie danych przy pomocy sztucznej inteligencji minimalizuje błędy ludzkie, co skutkuje precyzyjnym przechwytywaniem danych.
- Integracja: Bezproblemowa integracja z aplikacjami księgowymi, co poprawia ogólną efektywność operacji biznesowych.
Opcja 1. Gotowe rozwiązanie Microsoftu
Microsoft oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatycznego przetwarzania faktur, zaprojektowane w celu uproszczenia procesów związanych ze zobowiązaniami płatniczymi. Przyjrzyjmy się szczegółom.
Zautomatyzowany proces:
- Zebranie faktur: Rozwiązanie zaczyna od zbierania faktur w formacie PDF. Mogą one znajdować się w wyznaczonej lokalizacji na OneDrive lub w określonej skrzynce pocztowej.
- Wyodrębnianie danych za pomocą AI: Po zebraniu faktur, uruchamia się rozwiązanie oparte na sztucznej inteligencji, które pozyskuje różne kluczowe informacje z faktury, w tym: dane nabywcy, dane sprzedawcy, datę faktury, kwotę faktury oraz termin płatności.
- Automatyczny import: Jeśli proces AI pomyślnie uzyska wszystkie niezbędne informacje, dane konta są automatycznie importowane do Dynamics 365 Finance.
- Mechanizm awaryjny: W przypadkach, gdy pobieranie danych przez AI zawiedzie, rozwiązanie pozwala użytkownikom na przegląd otrzymanych faktur. Mogą oni ręcznie uzupełnić brakujące pola i przesłać skorygowane dane do D365 Finance za pomocą Power Apps, zaprojektowanego specjalnie w tym celu.
Wstępnie zbudowany model przetwarzania faktur AI
Serce tego rozwiązania do przetwarzania faktur stanowi tzw. wstępnie zbudowany model przetwarzania faktur AI. Model ten jest precyzyjnie dostosowany do efektywnego przetwarzania danych z faktur, co czyni go niezawodnym wyborem dla organizacji poszukujących automatyzacji. Więcej informacji o wstępnie zbudowanym modelu automatycznego przetwarzania faktur znajdziesz tutaj.
Opcja 2. Niestandardowy proces Power Automate
Dla organizacji z określonymi wymaganiami językowymi lub unikalnymi formatami faktur, Microsoft oferuje elastyczność poprzez niestandardowe procesy. Przyjrzyjmy się tej alternatywie.
Opcje personalizacji
- Wstępnie zbudowany model (angielski): Jeśli Twoje faktury są głównie w języku angielskim, możesz nadal korzystać z tego samego wstępnie zbudowanego modelu, który jest zoptymalizowany do przetwarzania w języku angielskim.
- Niestandardowy model przetwarzania dokumentów (lokalizacja): Dla faktur w innych językach warto rozważyć wykorzystanie niestandardowego modelu przetwarzania dokumentów. Model ten lepiej dostosowuje się do zlokalizowanych formatów faktur, zapewniając dokładne wyciąganie danych.
Jakie rozwiązanie do przetwarzania faktur powinieneś wybrać?
Niezależnie od tego, czy wybierzesz gotowe rozwiązanie Microsoft, czy dostosujesz własne, wdrożenie oprogramowania do automatycznego przetwarzania faktur jest strategicznym krokiem w kierunku osiągnięcia doskonałości operacyjnej. Wykorzystanie możliwości technologii może zrewolucjonizować zarządzanie fakturami, oferując transformacyjne korzyści dla Twojej firmy. Przejmij moc automatyzacji i rozpocznij podróż w celu zwiększenia efektywności oraz uproszczenia procesów w swojej organizacji już dziś!
