Mamy gotowe rozwiązanie, które to ułatwi!
Krajowy System e-Faktur wprowadza istotne zmiany w procesie fakturowania.
Najnowszym rozwiązaniem w zakresie dokumentowania transakcji sprzedaży jest faktura ustrukturyzowana. Jest to dokument o odpowiednio zdefiniowanej strukturze logicznej, zapisywany w formacie XML, który umożliwia automatyzację i usprawnienie procesów księgowych. W Polsce centralnym narzędziem do obsługi faktur ustrukturyzowanych jest Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF.
KSeF – co to jest?
To system teleinformatyczny, który pozwala na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w ujednoliconym formacie. Dzięki temu systemowi możliwe jest zwiększenie bezpieczeństwa i transparentności obrotu gospodarczego oraz usprawnienie rozliczeń podatkowych.
Warto podkreślić, że KSeF wprowadza istotne zmiany w procesie fakturowania. Po pierwsze, każda faktura ustrukturyzowana wystawiona przez system otrzymuje unikalny numer nadawany przez KSeF, który jest oficjalnym identyfikatorem dokumentu w urzędzie skarbowym. Firmy muszą dołączać ten numer do rejestru faktur po jego odebraniu z systemu.
Wiele firm intensywnie zastanawia się co z KSeF – kiedy wchodzi w życie? Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapowo. Na pytanie o KSeF od kiedy obowiązuje, odpowiedź znajdujemy u źródła, czyli w Ministerstwie Finansów.
Odroczenie dotyczy najmniejszych podatników „wykluczonych cyfrowo”, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie) i którzy będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących, a obowiązek podawania numeru KSeF w tytułach przelewów za e-faktury zostanie odroczony, co daje firmom więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymogów.
KSeF – co to oznacza dla przedsiębiorców?
Przede wszystkim konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych do obsługi nowego formatu i integracji z platformą. Warto już teraz przygotować swoje oprogramowanie ERP. Ministerstwo Finansów zaplanowało również wprowadzenie nowej wersji systemu, zwaną KSeF 2.0, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 roku. Ta wersja zawierać będzie m.in. zaktualizowaną strukturę logiczną faktury ustrukturyzowanej FA(3), co pozwoli na jeszcze lepszą automatyzację i standaryzację dokumentów. Integracja KSeF z systemami ERP, takim jak Dynamics 365, pozwala na pełną automatyzację obiegu faktur ustrukturyzowanych, co przekłada się na oszczędność czasu, redukcję błędów oraz zgodność z obowiązującymi przepisami. Aby dowiedzieć się więcej o tym, co to jest ERP i jak systemy te kompleksowo wspierają zarządzanie przedsiębiorstwem, zapraszamy do lektury naszego artykułu: Co to jest ERP – kompleksowy przegląd.
Zestaw informacji przekazywanych w ramach KSeF jest większy niż odbywa się to do tej pory w ramach wysyłanych raportów JPK. Obejmuje również opcjonalne elementy faktury VAT co wymaga uwzględnienia w ramach przygotowywania integracji z KSeF. Ważnym elementem wprowadzonym przez Krajowy System e-Faktur jest konieczność autoryzacji wysyłania dokumentów wyłącznie przez uprawnione do tego osoby.
Złożoność mechanizmu narzuconego przez Krajowy System e-Faktur oraz obligatoryjny charakter stosowania wymagają od przedsiębiorstw implementacji rozwiązań automatyzujących proces księgowania i wysyłania faktur. Wbudowany w ten proces mechanizm weryfikacji kompletności i poprawności wygenerowanych danych jest istotnym elementem zabezpieczającym prawidłową realizację wymogów ustawowych. Jednocześnie prawidłowe wdrożenie odpowiednich narzędzi upraszcza i przyspiesza operacje z tym związane. Zakres danych i zrównanie w czasie momentu wysłania dokumentu z odbiorem przez kontrahenta daje możliwość wykorzystanie tych informacji w procesach decyzyjnych związanych z zarządzaniem przedsiębiorstwem.
Przygotowaliśmy sprawdzoną i kompletną procedurę weryfikacji stopnia przygotowania systemu informatycznego przedsiębiorstwa do implementacji Krajowego Systemu e-Faktur. Prawidłowo zrealizowany audyt ma istotne znaczenie dla uproszczenia, a więc i obniżenia kosztu wdrożenia samego mechanizmu integracji ERP z KSeF. Projekt może zostać zrealizowany w ramach kilku dostępnych scenariuszy, które są determinowane między innymi aktualną wersją systemu wykorzystywaną przez klienta, jak również rozwiązaniami dotyczącymi obiegu informacji i dokumentów. Na każdym etapie realizacji zadania nasz zespół doświadczonych specjalistów oferuje pomoc w podjęciu decyzji tak aby wykorzystać potencjał nowych rozwiązań i zapewnić realizację założonych celów biznesowych.
Korzyści związane z wdrożeniem KSeF:
Chcesz poznać pełną polską lokalizację Dynamics 365, w tym KSeF?
Przygotowaliśmy dla Ciebie e-book, w którym krok po kroku omawiamy wszystkie obowiązki i funkcjonalności ERP w Polsce.
Najczęściej zadawane pytania o KSeF
Jakie typy faktur można przesyłać przez KSeF z Dynamics 365?
System obsługuje wszystkie typy faktur wymagane przez KSeF, w tym faktury sprzedaży, zaliczkowe, końcowe, korygujące oraz faktury wystawiane w imieniu kontrahenta.
Jak wygląda proces wysyłki faktur do KSeF z poziomu Dynamics 365?
Proces wysyłki faktur do KSeF z Microsoft Dynamics 365 jest w pełni zautomatyzowany. Po wystawieniu faktury system konwertuje ją do formatu XML zgodnego z KSeF, podpisuje elektronicznie i wysyła do platformy. Po otrzymaniu potwierdzenia odbioru (UPO) system KSeF automatycznie nadaje fakturze unikalny numer identyfikacyjny (KSeF ID), który jest zapisywany i widoczny w Dynamics 365, a status faktury jest aktualizowany jako dostarczony. Wysyłka może odbywać się automatycznie (za pomocą zadań wsadowych) lub ręcznie, a system umożliwia walidację i monitorowanie statusów faktur.
Czy będzie możliwe dołączanie załączników do e-faktur wysyłanych do KSeF?
KSeF 2.0 wprowadza obsługę załączników do e-faktur, co pozwala przesyłać dodatkowe dokumenty i informacje wraz z fakturą, zwiększając funkcjonalność i elastyczność systemu.
Co się stanie z notami korygującymi? Jak korygować dane niesprzedażowe, takie jak adres czy nazwa?
W KSeF nie ma możliwości wystawiania not korygujących. Wszystkie korekty, także te dotyczące danych niesprzedażowych (np. błędny adres, nazwa firmy), muszą być realizowane poprzez faktury korygujące. System Dynamics 365 umożliwia wystawienie takich korekt zgodnie z wymaganiami KSeF.
Czy KSeF obsługuje faktury wystawiane przez podmioty zagraniczne?
KSeF dotyczy faktur wystawianych przez podmioty zrejestrowane jako polscy podatnicy VAT. Podmioty zagraniczne, które nie mają zarejestrowanej działalności (stałego miejsca prowadzenia działalności) w Polsce, nie mają obowiązku korzystania z KSeF i nie są zobligowane do wystawiania faktur przez ten system. Natomiast polskie firmy wystawiające faktury dla podmiotów zagranicznych muszą takie faktury wystawiać w KSeF, jeżeli dana transakcja podlega takiemu obowiązkowi fakturowania. Podmioty zagraniczne mogą otrzymywać faktury z KSeF, mimo że same nie mają dostępu do systemu, a sposób ich udostępniania (np. faktura elektroniczna z kodem QR wysłana e-mailem) powinien być z nimi uzgodniony.
Jak długo trwa wdrożenie KSeF w Dynamics 365?
Czas wdrożenia zależy od złożoności środowiska i liczby podmiotów. Obejmuje analizę, konfigurację, testy oraz szkolenie użytkowników. Czas ten może się wydłużyć, jeśli pojawiają się indywidualne wymagania lub konieczność dostosowania procesów biznesowych i integracji z innymi systemami.
Czy oferujecie wsparcie po wdrożeniu KSeF?
Tak, zapewniamy wsparcie techniczne, aktualizacje zgodne z przepisami oraz monitoring działania integracji. Nasz zespół jest dostępny, aby pomóc w razie jakichkolwiek problemów.
Jak przygotować się do wdrożenia KSeF w Dynamics 365?
Należy przeanalizować obecne procesy fakturowania, przeszkolić zespół oraz zadbać o odpowiednie uprawnienia i dostęp do danych. Dobrze przygotowana organizacja znacznie ułatwia wdrożenie.
Nie zwlekaj! Zarejestruj się już teraz.
O nas
Firma GO-ERP to Partner Microsoft Dynamics 365, którego biura znajdują się na Litwie, w Polsce oraz w Wielkiej Brytanii. Oferujemy szeroki zakres usług i rozwiązań dla klientów z całego świata. GO-ERP zajmuje się takimi usługami jak wdrażanie, migracje, obsługa oraz rozwój aplikacji D365. Jako Złoty Partner Microsoft zapewniamy wysokiej jakości usługi i niestandardowe rozwiązania w oparciu o innowacyjną platformę Dynamics 365.
